靈活運用你的每一天,專為團隊而生的Synology Calendar 行事曆 | | 挨 踢 路 人 甲

靈活運用你的每一天,專為團隊而生的Synology Calendar 行事曆

挨踢路人甲不是大老闆,只是一個小小的MIS員工,記得以前都是使用手本行事曆來協助管理日常的活動,掌上型的Palm推出後,電子行事曆就一直跟隨我成長,從此之後經過WinCE到Android系統,電子行事曆就一直協助管理我的日常活動,Google 日曆是目前最多人使用的行事曆,雖然免費又好用,但台灣中小企業很少將郵件或行事曆放在公有雲上,況且Google商業版也不是免費的,,Synology Calendar 以私有雲的環境為出發點,為團隊而生的行事曆,可有效的團隊排程、輕鬆將活動分享給團隊的所有成員,趕快來體驗靈活運用每一天的Synology Calendar。

 

目前為止,電子郵件還是企業的主要通訊工具之一,網路的普及,郵件似乎形成了網路上的認證方式之一,但面對企業而言,個人行事曆已無法滿足需求,為團隊應運而生的行事曆才符合目前社會的腳步,Synology Calendar 支援個人多行事曆與共享行事曆,也提供公開分享行程與每日行程表功能,重點是只要Synology NAS就能免費使用,與Synology Office、Chat、MailPlus整合,就讓我們來看看這個私有雲的行事曆套件。

Synology Calendar安裝與個人資料設定

之前還是測試版,11/24後已經推出正式版,直接在套件可以看到,點選Calendar套件來安裝與開啟吧!

當安裝結束即可在主選單上看到Claendar應用程式套件圖示,點選來執行體驗雲端的行事曆。

Synology Calendar主畫面走的是清爽的介面風格,左邊側欄(紅色框)有應用程式啟動區、搜尋、通知中心、移動至、說明、設定與最下方是個個人帳號功能鈕,藍色框內為行事曆的活動區,右邊綠色框內有日曆、多行事曆與每日行程表顯示區。

行事曆活動顯示區的操作很簡單,主要是紅色框內的前一個月、後一個月與今天,而右邊藍色框內有篩選活動的狀況與活動顯示的方式。

以月的活動顯示畫面。

以週的活動顯示畫面。

以日的活動顯示畫面。

接著來進行一些個人的帳號設定,左側欄最底下有個帳戶的圖示,點選並選擇「個人資料設定」。

進入個人的基本設定,在【個人資料】分頁畫面上有大頭照、暱稱、電子郵件與語言介面的選擇。

【電子郵件帳號】分頁上,你可以新增指定郵件帳號,郵件提供者的支援除了自家的MailPlus外,較具知名的廠商都有支援,其實不必捨近求遠啦!Synology MailPlus就相當好用了。

電子郵件帳號可以指定多組認證,但只能有一組設定預設的電子郵件帳號。

建立與匯入行事曆

Synology Calendar支援多個行事曆,你可以為專案、公司或個人建立不同的行事曆,也可匯入Google的*.ics行事曆檔。例如挨踢路人甲按下「新增」來增加一個行事曆。

輸入一個行事曆的名稱,並指定顏色後按下〔儲存〕。

你將會看到除了自行建立的「ERP Framework 升級」行事曆外,有一個預設的「My Calendar」的行事曆,此行事曆是系統預設的給你的主要行事曆,除了不可以分享外,也不能刪除。

不過倒是可以變更行事曆名稱與顏色。

了解新增行事曆後,來試試匯入行事曆的功能,筆者以Google的行事曆匯入測試,在匯出時有3個ics檔。

筆者試著一一的匯入,結果有一個ics檔無法匯入成功,或許我的行事曆太複雜了吧!再試公司其他同仁的Google行事曆卻OK,筆者暫時找不出原因,或許筆者的人品不好吧!附上筆者Google行事曆,老實說工作排得滿滿的,MIS人員真命苦。
經過幾天的測試,終於找到匯入格式不符的原因,原來是2014年筆者開始使用Google行事曆,當時有匯入專屬機器的行事曆資料,因此將2014年前的特殊資料移除後重新產生ics檔,再匯入Synology Calendar就OK了,若有人也遇到此問題,可以參考看看

除了支援匯入其他行事曆外,也支援 CalDAV 格式以便和其它行事曆軟體互通有無。

挨踢路人甲相當喜歡每日行程表的功能,其實就是快速顯示那一天的行程表功能,因為筆者習慣活動區的顯示,喜歡以月顯示方式來看整個月的活動,要查看某日的行程只要右邊最底下選擇今天即可往上滑動顯示今天的所有行程,想要看某一日也很容易,選擇點某一天,下方會出現點選的日期,再點選出現的日期即可如下圖所示。



建立活動與邀請

活動是行事曆最基本的行程安排,行事曆主視窗中,將滑鼠指標移至你想要新增活動的日期上,點選滑鼠一下即出現活動的新增小視窗,輸入活動的名稱並指定哪個行事曆,假如你沒有建立任何行事曆,預設值就是My Calendar,按下〔建立活動〕即可快速建立一個新活動,不過筆者建議選擇「編輯詳細的資訊」較實用。

挨踢路人甲將自己的習慣以步驟的方式圖解如下,首先在時區上先確認是整日活動與重複性,因為活動預設值都是整天,整天的條件下時間是無法選擇,這也是筆者習慣以時區區塊為首要步驟,看圖說故事,應該不難理解。

假如你有勾選「重複的活動」,其實就是要設定週期性的工作。「類型」是指日、週、月、年的週期選擇,「每隔」是指間隔數,「重複方式」有每月第幾天或星期幾,「結束日期」是指是結束後要行為。

有時想要建立的活動並不是直接畫面上看到的日期,或許你可以移動到顯示的日期再建立活動,這樣感覺有些不便,再左側欄上有個移動至功能鈕,可以快速地移動到你指定的日期以方便你建立新活動,這個功能真的很實用哦!

一旦活動建立完成後,會在日曆上顯示活動的名稱,點選一下即可帶出顯示時間與地點的提示視窗,想要更改或查看更多的資訊,則可以點選紅色框上的編輯圖示。

在編輯活動的視窗上,可以修改之前輸入的活動內容,例如下圖變更不同的行事曆。

假如你覺得這個活動需要邀請某人參與,也可在受邀名單下選擇邀請的人員。

被邀請的人員會在通知中心上出現一則邀請的訊息。

果然被邀人在指定的是日期上出現邀請的活動,不過此時的活動上有個?號,點選出現參與的選擇小視窗,你可以選擇參加、可能參加或不參加,筆者試著選擇「參加」。

被邀請人決定參與的方式後,邀請人也會在通知上出現選擇狀況的訊息,進入編輯活動畫面上,可以很清楚看到被邀請人的回答狀況。

假如被邀請人後悔了,可以再次進入重新選擇。

有時活動行程太多,無法在畫面上全部顯示,如下圖所示會出現「2more」,表示還有兩個活動未顯示,點選即可看到全部的活動。

善用設定的功能

Synology 推出的私有雲平台上的無縫辦公室協同合作套件 – Synology Collaboration Suite,都是走清爽的介面風格,當然Calendar 行事曆也一樣在左邊有個側邊快速功能欄,先來看看此齒輪圖示鈕的設定內容。進入設定畫面上有5個主要分頁內容,【一般設定】分頁有日期與時間格式的樣式的選擇、每週開始日的指定、時間、與預定提醒時間。

假如你有多個行事曆,這個分頁上列出可以管理編輯與刪除的行事曆,也可匯出行事曆給來備份或給其廠商匯入。

通知設定除了可以使用電子郵件通知外,也可以指定瀏覽器的訊息通知方式,不過瀏覽器的通知須外掛擴充元件才行,所以點選〔啟動瀏覽器訊息通知〕。

此時會轉向出現如下圖並按下〔立即安裝〕來新增擴充功能。

筆者的瀏覽器是Google Chrome,成功後會出現在右上方一個小圖示,且頁面會出現配對成功的中文。

發測試通知一下,果然會在瀏覽器的右下方出現一個提示通知訊息窗。

回到設定上的【已配對】分頁畫面,你也會看到剛剛配對成功的Chrome瀏覽器與版本。

【事件】分頁就是指定發生事件時,是否要送出訊息的方式。



分享與他人共用行事曆

行事曆的分享是一個相當不錯功能,主要是與他人一起共用行事曆,但每個人都有隱私,這時多行事曆的功能就發揮作用了,因為你不可能將行事曆上所有的活動都分享他人,例如建立一個PM1專案計畫行事曆,這個行事曆是專案的人一起共用,這樣就不會與我個人的行事曆混在一起,且也可以讓對方查看您的行程。要與他人共用行事曆很簡單,在想要的行事曆名稱右邊的倒三角圖示按下滑鼠,選擇分享即可進入設定。

分享他人共用行事曆可以公開分享分享給DSM的使用者,筆者先分享給DSM使用者,記得要指定分享的權限是僅讀取還是可以編輯,其實就是自己要先決定要讓對方僅查看您的行程,還是一起共通編輯使用行事曆。例如lily使用者分享的一個PM1的行事曆給itwalker,希望藉這彼此來調整活動的時程,所以指定能編輯行事曆的權限(假如僅是希望itwalker查看而已,那就設定唯讀)。

此時itwalker行事曆上的通知中心,就會看到一則分享的行事曆PM1訊息。

右下角的「其他行事曆」下方出現lily分享共用的行事曆PM1,行事曆上的畫面上也出現同顏色的活動。

往後只要在新增的活動上,將行事曆指定到PM1上,共享PM1行事曆的使用者均會同時現現此活動,這樣lily與itwalke就可以同時編修這個活動。

假如這個共用行事曆影響到你的行事曆視覺,你也可以點選此行事曆上的活動隱藏起來,隱藏起來的行事曆,其前方圓形顏色會變成中空白色。

有時分享他人行事曆是要公開給非DSM的用戶,那你可以選擇公開分享的方式,公開分享僅能設唯獨,其實就是將產生的連結分享出去而已。

一般使用者只要利用此連結即可查看到此分享的公開行事曆,你只能有檢視活動的權限。如筆者接了一個人事專案,想讓客戶了解目前專案的狀況,你可以使用公開分享,讓客戶安心與了解目前的進度。

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itwalker

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