給企業專注、純粹的即時溝通平台 – Synology Chat | | 挨 踢 路 人 甲

給企業專注、純粹的即時溝通平台 – Synology Chat

最近火紅竄起的 「Line」,不但完全掌握了語音通話、訊息傳送的優點外,更具有豐富的表情圖案,可說已經成為台灣主要的使用通訊軟體之一。不管是WeChat、WhatsApp這類通訊軟體逐漸升溫,或是Facebook獨立推出即時通Facebook Messenger,在百花齊放的通訊軟體中,總是對企業的公、私不分訊息造成一些困擾,台灣NAS廠商Synology推出了一套即時通訊套件「Synology Chat」,其功能特色有別於一般大眾通訊軟體,主要是在紛亂洗版的資訊洪流裡,徹底分流出私有雲的即時通訊,給企業專注、純粹的即時溝通平台,且能整合與Synology Office辦公室套件,除了增加協同合作的溝通外,也可確保公司員工專心面對工作而無干擾

LINE可說是台灣目前使用率極高的通訊平台,但帳號盜用問題不斷與資料安全層出不窮,常常在報章雜誌上處處可見LINE訊息的外洩,對於企業來說,使用LINE類似的即時通,會將公、私紛亂洗版陷入資訊洪流中,為了讓企業擁有資安防護與成員管控,導入企業級即時通訊軟體是不容忽視。企業內部可透過直覺的操作介面建立有效率地討論,貼心設計的檔案、URL 集中管理功能讓用戶在龐大資訊中輕鬆找到所需的資訊,貼文功能可以針對需要討論的內容建立討論串,避免重要討論內容被洗掉、提高溝通效率,更重要的是有加密頻道功能,即使是MIS人員也非輕易能解密,這就是Synology Chat推出的主要理由。

1. Synology chat安裝與權限開啟
2. Chat使用者偏好設定
3. 管理頻道與對話
4. 體驗 Chat 的豐富功能
5. Chat 管理主控台與加密頻道
6. 支援Android與iOS行動裝置


1. Synology chat安裝與權限開啟

之前Synology chat還屬測試版,想要體驗只要到套件中心的設定內,打開試用版的體驗選項即可。

不過11/24後已經推出正式版,即可在套件上直接看到,點選Chat套件來安裝與開啟吧!

Chat套件套件安裝時也會一併安裝相關套件,請按下〔是〕來繼續。

假如你有多個儲存空間,你可以選擇套件要安裝的位置。

安裝完後按下〔套用〕即可立即啟動進入。

安裝啟動後主選單畫面上會出現「Chat」與「Chat管理主控台」的圖示,先點選「Chat」來進入,當然你也可以直接在網址列上輸入「http://你的NAS的IP/chat」。

接著操作的介面導覽說明,首先是左上角的頻道區域,點選「+」即可顯示所有的頻道視窗,快速的瀏覽一下基本的操作。



看完導覽後即出現Synology chat主畫面,感覺相當清爽,左邊欄位是頻道與對話主題的顯示區,右側是顯示視窗,主要顯示訊息、文章與書籤的地方。

如果你出現如下圖,表示你登入的DSM帳號沒有使用chat套件服務的權利。

那你必須請管理員將你的帳戶打開Chat套件服務的應用程式權限。

2. Chat使用者偏好設定

很多人喜歡LINE可以變換主題,Synology Chat的「使用偏好」內也有一些個人化設定與佈景主題的選擇。

「個人資料」頁籤畫面可以設定個人化的大頭照、暱稱、電子郵件與描述等。

「一般」分頁畫面上有通知訊息的設定與時間格式,玩過LINE的使用者都知道,使用電腦版時可以將行動裝置上的LINE提醒關閉,Synology chat也有行動裝置版,因此也提供「使用網頁版本時,關閉行動通知」,若當網頁版閒置超過3分鐘後,將會重啟行動通知,這設計筆者蠻喜歡的。

LINE主題功能造成一股軟體更換主題的風潮,當然Synology Chat也入境隨俗提供佈景主題功能。

下圖是變化佈景主題後的畫面,是不是煥然一新呢?

Chat主畫面左側有看到頻道與對話區塊,先來看看對話下的「我的空間」,其實就是Chat系統服務與個人對話的私密空間。在「我的空間」訊息區上,你會看到系統自動給予的重點特色說明,如下圖主題標籤的使用,就是在#後加入關鍵字,這樣即可為訊息加上標籤與建立索引。

在內容中提及成員可使用@使用者帳號,提供找尋文章、檔案與網址的按鈕,甚至提供與系統溝通的快速指令。

快速指令可以設定改變自己的暱稱、上傳個人資料照片,也可查詢說明,你只要在「撰寫訊息」欄上輸入"/",會自動貸出指令的提示(如下圖所示)。

例如筆者使用「/help」快速指令,結果馬上開啟Chat的詳細說指引分頁。



3. 管理頻道與對話

Synology Chat有別於一般即時通的使用者與群組的方式,為了讓企業有更專注、純粹的即時溝通平台,採用頻道與對話的情境分野,「頻道」專供目標相近的群體成員進行交流使用,主要是以相同主旨目標為訴求的群體,「對話」如同一般的通訊系統對話,能夠與單一對象或小型團體進行交談,因為不是以使用者為介面操作,一旦對話多時,會有被淹沒的狀況。

在左側的頻道旁上點選加號小圖示,即可列出目前所有的頻道,預設值有「general」與「radom」頻道,最近寶可夢很夯,筆者想來建立一個「寶可夢通報」的頻道,讓全部的人都可隨時得知稀有怪物的出沒知訊,所以按下〔建立〕來繼續。

因為通報知訊要讓所有成員都能看見,頻道類型選擇公開頻道,頻道名稱輸入「寶可夢通報」,目的就是描述此頻道的敘述說明,邀請對象則是選取想要邀請進入該頻道的成員(假如頻道類型選擇私人頻道,那只有被邀請的人才看得到)。

頻道類型選擇有「公開頻道」與「私人頻道」,「公開頻道」是指Chat上所有的使用者均可看見,且無須受邀請也可自行加入,而「私有頻道」是非此頻道的成員是看不見的,「私有頻道」的前面會有個鎖頭小圖示,下圖「ERP升級專案」頻道就是個私有頻道,不是該頻道的成員是無法看見的。

例如有個新建立的Lily成員,尚未有任何頻道與對話,點選頻道旁上點選加號小圖示,即可查看目前已公開的頻道,你會看到加入或只能預覽的頻道,能預覽的頻道就是公開的,只是你尚未加入而已。

Lily使用者看到有個公開「寶可夢通報」頻道,立馬點選來加入。

看到預覽頻的一些內容,右下角有個〔加入〕按鈕,不說二話點選下去。

加入後此頻道上的成員,即會在訊息顯示區看到有個叫Lily的使用者加入。

加入了頻道後覺得困擾的話,也可以退出頻道,要退出當然要新進入該頻道上,點選右上方紅色框內的圖示,在出現的「頻道設定」視窗上就有兩個邀請與離開小圖示,依下圖流程即可離開該頻道。

頻道數量一多,左側列表區很容易塞滿,想要找尋得費點功夫,其實頻道主題前有的星星重要標示圖示。

點選可將頻道上再區分出一個「重要」的顯示區,讓你可以更快找到重要的頻道。

4. 體驗 Chat 的豐富功能

LINE的聊天多樣化,有訊息文字、貼圖、表情符號、傳送檔案、視訊通話等豐富的功能,其實Synology Chat除了無法視訊通話外,一樣有豐富的聊天功能,不僅讓您能夠使用文字表達想法及感覺,更可讓您透過感受表情符號、主題標籤以及更多方式進行溝通,強大的搜尋功能讓您搜尋任何所需資訊,又可自訂整合功能可讓您設定傳入及傳出 webhook,更是LINE所望其項背的。

一般圖文並茂的訊息很容易打動聊天者的目光,但久而久之才發現,想要即時呈現關鍵字的歷史訊息是多麼重要的功能,Synology Chat支援主題標籤(Hashtag),有助於使用者尋找他們感興趣的主題。

要製作主題標籤,輸入 # 後,再加上希望使用的關鍵字即可建立主題標籤,建立主題標籤的方式可以在訊息中穿插,再輸入"#"符號前先以空白來區隔,當輸入#符號後會帶出建立過的主題標籤,如下圖所示,你可以挑選既有的,也可建立新的主題標籤,注意主題標前後都要留空白哦!

當傳送訊息出去後,還可以針對該訊息編輯、加入書籤、加入主題標籤、感受與張貼等管理,以讓訊息能呈現不同的感覺與更多的方式溝通。只要將滑鼠指標移至該訊息上,即可出現此訊息的相關資訊與快速按鈕。

之前提及主題標籤的方式可以在訊息中穿插,事實上也可以利用快速按鈕對已送出的訊息來加入主題標籤,此種方式會在訊息的下方呈現主題標籤。

有了標籤主題的功能,想要撈出某關鍵字的訊息簡直是易如反掌。

若要對此訊息表達個人感受,可以按下「主題標籤」旁的「新增感受」小圖示,表達的感受將新增到訊息底部,且會有的數字計數,會隨著按的人數而增加,想要移除只要再按一下您增加的感受圖示即可。

若覺得此訊息有幫助,可以新增到文章區內,不過貼圖無法新增到文章書籤

一旦將訊息張貼到文章區後,你可以交談窗右上方點選「文章」小圖,會在右邊滑出一個區塊,可以讓你快速找到被張貼的文章、上傳的檔案與網址,即使在頻道中過多訊息洗版後,也能輕鬆的快速找到想要的資訊。

書籤是個人標記的記憶功能,當訊息一多想要找尋就會變成海底撈針一樣,有了書籤功能,只要在訊息傳送時間旁的書籤小圖示點選一下(再按一下則取消),即可將此訊息記錄到個人的書籤上,想要檢視書籤內容,請點選Chat交談窗上方的書籤圖示即可。

若要在訊息中提到他人,可在訊息中輸入 @ 符號後,再加上使用者帳號,即可通知對方查看訊息。

當被通知的使用者進入,就可看到下圖中紅色框內有一則通知訊息告知,除了訊息區內可以看到提到我的訊息內容外,因指名道姓的提到Lily,所以在Lily的「書籤」內的「提到我」下方也會出現。

檔案上傳分享是Chat的基本功能,可以針對上傳檔案來輸入描述。也可使用拖曳的方式,直接拉檔案至 Chat 中進行上傳。

當然表情符號與貼圖也少不了,不過要是與LINE比當然是小巫見大巫,但畢竟對企業與SOHO來說,花俏的貼圖並非主要訴求。

Chat 支援一些markdown的語法,可讓訊息有多樣式的顯示變化,主要強調特定字眼或語句,如在文字兩側加上 *星號* 來新增粗體文字,或加上 _底線_ 來新增斜體文字,~波狀符號~則是增加刪除線,詳細的可參考輔助說明,不過要注意的是markdown 樣式僅可在 Chat 網頁版本中使用。下圖是使用訊息的編輯功能來查看markdown 樣式畫面。

Chat 中的自訂整合功能可讓您設定傳入及傳出 webhook,傳入 webhook 會從外部來源張貼文章到 Chat,傳出 webhook 負責接聽 Chat 訊息中的觸發字,觸發字將會傳送相關資料到外部網址,這功能有些技術門檻,待有空筆者在另闢章節說明。



5. Chat 管理主控台與加密頻道

還記得安裝完Chat服務套件後,會在選單畫面上出現「Chat 管理員」與「Chat」兩個程式,大致體驗玩了「Chat」即時通的功能後,來看看Chat 管理主控台有什麼特別的功能,在Chat 管理主控台可以管理設定以及頻道訊息,不過必須擁有administrator權限的使用者才可開啟。

在設定的畫面上,有允許使用加密頻道、DiskStation進行上傳、上傳檔案限制、帳號類型與Slack 匯入,允許使用加密頻道就是加密頻道與對話內容,讓管理者無法辨識您所傳送的訊息,提升Chat 訊息的階層式存取控制。

假如你勾選「允許從DiskStation進行上傳」選項,則聊天中要上傳的檔案就不會僅限於個人PC上的硬碟,也就是說也可以從 Synology NAS 上的共用資料夾來上傳分享檔案。

Synology Chat提供日誌的記錄,為了資訊安全問題,日誌的檢視是放在「Chate管理住控台」上,且日誌有一般使用者操作的「操作日誌」與記錄管理員的「稽核日誌」兩種

「查閱」就是讓管理員能更稽核所有使用者的訊息,不過僅限未加密的訊息,其使用的語法與Chat搜尋的運算子相同。

資訊安全的重要性已不可同日而語,加密似乎是企業不得不重視的功能,就讓我們來看看加密的設定與操作,首先將「允許使用加密頻道」勾選並套用。

當使用加密頻道功能後,所有的登入必須使用SSL加密的傳輸協定,也就是必須以「https」協定來登入,下圖中沒有使用https登入出現的提示訊息。

SSL是Secure Socket Layer(安全套接層協議)的縮寫,可以在Internet上提供秘密性傳輸,是網頁伺服器和瀏覽器之間以加解密方式溝通的安全技術標準,由於SSL的憑證不是第三方信任單位簽署的,所以會跳出下圖畫面,有空筆者會另闢文章說明Synology SSL的運用,所以暫時以「繼續瀏覽此網頁(不建議)」來進入。

使用加密頻道必須在Chat 管理主控台啟動加密功能,接下來才能來建立加密的頻道,一樣左側的頻道旁上點選「加號」小圖示,接著點選〔建立〕。

首先要建立通行碼,因為必須有設定通行碼的使用者才能建立加密的頻道,。

有了通行碼就可以開始建立新的加密頻道,加密的頻道一定必須是私人頻道,所以頻道類型要選擇私人頻道,這樣旁邊的「進行加密」才可勾選,輸入頻道名稱與挑選邀請的對象後,即可按下〔建立〕。

當你出現此訊息需要留意哦!加密頻道只能與有設定通行碼的使用者來加入,所以當你邀請的對象沒有設定通行碼,則會出現下圖畫面的提醒,你可以勾選「通知使用者設定通行碼」。

被通知設定通行碼的用戶,會在「我的空間」內有一則加密邀請的訊息,訊息內有連結來設定通行碼,其實用戶也可以直接在個人頭像圖示選單內的加密選向來指定。

一旦設定通行碼後,您可以選擇下載私密金鑰,在您遺忘通行碼的情況使用。

確定想要邀請的對象都已設定過通行碼後,再回到建立加密的頻道上重新邀請,記得要勾選「進行加密」哦!

當點選加密的頻道時,會出現輸入通行碼的視窗,請輸入自己設定的通行碼並按下〔確定〕,通行碼只用於加密,並不會儲存在伺服器上。

下圖是建立一個加密頻道並登入的畫面,你可以看到加密頻道名稱前面的小圖示變成一個小精靈,這樣與私人頻道的鎖頭圖示區分,是不是更一目瞭然。

6. 支援Android與iOS行動裝置

既然是私有雲的即時通,就是要讓企業可以沒有地區限制的訊息溝通,為了讓使用者有更佳的小螢幕操作平台,也特別針對行動裝置開發專屬的App,無論你在家或外出辦公,行動裝置讓你身在何地皆能隨時進行訊息的溝通,隨新訊息或經提及而來的推播通知可確保你不漏掉任何重大資訊。

【軟體名稱】: Synology Chate
【軟體類別】: 社交
【軟體性質】: 免費版
【支援語言】: 中文
【系統需求】: Android 4.4以上 , iOS 8以上
【測試平台】: HTC One M8 , iPhone4S ,Asus Zenfone 2/Zenfone 3 Deluxe
【Play 商店】:  https://goo.gl/5yJyjm
【itunes商店】:https://goo.gl/QX7sVA

Android與iPhone也有支援,由於手機螢幕尺寸的問題,版面是專為手機而設計,介面的編排稍有差異,但還是不改Snology的易使用精神,你可以使用類似QRCode軟體來拍照連結至商店上下載,下圖是iphone與Android的Chat QRCode。

挨踢路人甲以Android手機為實例,首先必須連上Synology NAS的服務主機,第一個是NAS的IP位址,至於帳號與密碼當然是NAS上允許登入Chat應用服務的用戶,登入後即進入個人的「我的空間」對話畫面上。不想使用IP位址,可參考「私有雲平台上的無縫辦公室協同合作套件 – Synology Collaboration Suite」文章中的「網域登入與應用程式入口」章節。

點選左上三條實線的選單圖示,即可滑出選單選項,就是網頁版的頻道與對話的左側欄,右圖是點選頻道進入的畫面。

行動裝置App與網頁版的功能大致一樣,差別僅在操作的介面上,畢竟在小小的螢幕上,是很難有網頁版那樣方便駕馭,不過該有的特色功能都有,如主題標籤的關鍵字搜尋一樣快速。

頻道的設定、成員的管理、張貼文章、上傳檔案、自動記錄網址、我的最愛的書籤功能與提到我等眾多功能一樣也不缺。

表情符號與可愛的貼圖照樣在行動裝置上方便使用,一樣貼圖無法新增到文章書籤的收集區上。

手機版有個與生俱來的功能,就是可以直接拍照上傳。面對小小的螢幕,是否常常被訊息快速洗版而找不到資料呢?善用查看文章、檔案與網址收集區,從此不必再為找不到想要的訊息而懊惱哦!

手機版一樣也有暫停離線的功能,可以設定的時間如右圖,這是暫時不想被打擾的功能,其實行動裝置版的App跟網頁版的功能差異不算大,差別的是操作介面的南轅北轍,畢竟在小螢幕上總是不可避免的。

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