私有雲平台上的無縫辦公室協同合作套件 - Synology Collaboration Suite - 挨 踢 路 人 甲

私有雲平台上的無縫辦公室協同合作套件 – Synology Collaboration Suite

我們都知道Microsoft與Google都有提供Office的雲端服務工具,但都是結合於雲端上的公有雲空間,企業對於公有雲的安全與隱私似乎沒那麼友善,畢竟企業以高效頻寬、私密的協作溝通為第一考量。有鑑於此,Synology NAS主推私有雲的環境,特別打造了完善整合的私有雲辦公室協同應用套件-Synology Collaboration Suite,以優質的軟硬體整合實力,將原僅用於儲存的NAS設備,搖身一變成為中小企業的應用中心伺服器,不管是私有雲空間、應用軟體以及協同處理,一台Synology NAS就能給你完美的解決方案。

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從硬體到軟體,近幾年各大行業都一起掀起造雲的工作,是公有雲、私有雲還是混合雲呢?不管是哪一種雲,雲端空間絕對是首要的課題,Dropbox的雲端空間引起「雲端海嘯」中不可忽視的勢力,或許面對企業應用來說,有空間沒軟體整合是最大的罩門,多年來看到Dropbox雲端硬碟與各雲端服務軟體一一的結合,讓雲端服務有空間可運用,好處實在說不完,但資安與隱私的問題大概是這類公有雲最大的致命傷,況且公有雲也不是完全免費,羊毛還是出在羊身上,企業還得承擔服務中斷的風險,難怪企業對公有雲一直戒慎恐懼、裹足不前。

群暉科技(Synology)從原版單純的NAS伺服器,經DSM系統加持慢慢地加入一些網路服務與媒體套件,形成了私有雲與媒體伺服器中心,DSM 6.0 正式上線後,除了新一代企業的虛擬化,支援64位元硬體與更多先進的功能,將DSM系統與套件逐漸切割分開,也就是系統與套件的更新可以不需同步,如這次推出的私有雲協同合作平台Synology Collaboration Suite套件就一例,不必等系統更新即可新的套件可用,的確讓筆者相當青睞、讚譽有加。

致力於私有雲與網路伺服器的Synology NAS,出乎意料推出了私有辦公室協同應用套件Synology Collaboration Suite,包含即時通訊軟體 Chat、文件試算協作軟體 Office、團隊日曆 Calendar與郵件服務 MailPlus,除了MailPlus 需購買帳號授權外,其餘都是免費,這樣在私有雲的Synology NAS上,硬體結合軟體的高戰鬥實力,輕鬆打造為中小企業的應用中心,要空間有安全私人的空間,要軟體辦公室協同應用套件,網路服務與媒體套件應有盡有,就讓挨踢路人甲來一一的細說這些整合的私有辦公室協同應用套件。

講到Office,不得不提打片天下無敵手的微軟的MS Office軟體,目前依然是全球佔有率最高的辦公室軟體,雖然微軟也正式推出了Office 365雲端辦公軟體,但大部分人使用Office辦公室軟體,都僅使用到基本的功能,花錢買似乎成本太高,且終歸一句話,資安與隱私仍是企業最大的隱憂,私有雲的辦公室解決方案才是中小企業的最佳選擇,接下來就先針對 Synology Collaboration Suite中的Office套件說明。

1. Synology Office套件安裝與基本設定
2. 個人帳號設定
3. Synology Office 使用者介面
4. 管理文件檔案及資料夾
5. 分享的協同運作藝術
6. 傾聽交流意見的評論
7. 檔案的加密與解密
8. 網域登入與應用程式入口
9. Synology Collaboration Suite相關套件參考文章


1. Synology Office套件安裝與基本環境設定

Synology NAS主推私有雲的環境,之前看到「文件檢視器」套件可以不需要第三方應用程式即可讓File Station直接瀏覽各式不同的文件格式檔,真的很酷!沒想到Synology邁向私有雲端的Office應用整合方案,只要一台Synology NAS設備,輕鬆讓中小企業架起私有雲平台上的無縫辦公室協同合作平台,不管員工在辦公室或出差,都可連到私有雲的NAS線上協同編輯Office文件,讓團隊的工作不間斷繼續執行。

之前Synology chat還屬測試版,想要體驗要到「套件中心」的「設定」功能畫面上,打開試用版的體驗選項即可。

勾選「是的,我想體驗試用版本」後,重新整理一下即可看到一些Beta的測試版本,點選Office套件來安裝與開啟吧!

不過11/24後,Synology正式釋出了 Synology Collaboration Suite正式版,不用打開試用版的體驗選項也可以直接下載套件,已下載過套件的用戶會收到更新的提示,不用懷疑按下更新就對了。

Office套件套件安裝時也會一併安裝相關套件,請按下〔是〕來繼續。

當安裝結束即可在主選單上看到Office應用程式套件圖示,點選來執行體驗私有雲的辦公室Office套件。

Office主畫面介面蠻清爽的,不過出現「請至「使用者」頁面開啟「家目錄」功能」的提示窗,表示你沒有開啟使用者對應的權限目錄與空間,簡單的說就是沒有開啟「家目錄」功能。

或許你可以針對每個使用者設定權限目錄與空間,但繁瑣了些,最簡單的方式就是使用「家目錄」服務功能,這樣每個使用者帳號會自動對應各自的目錄。假如你有多個儲存存空間,「家目錄」服務可指定所在的位置,甚至可以啟動資源回收筒的功能。

如果你登入看不到Office應用程式,表示用戶沒有此套件的運作的權限,那你必須將此用戶的帳戶打開Office應用程式允許權限。

個人帳號設定

首先來進行一些個人的帳號設定,左側欄最底下有個帳戶大頭照的圖示,點選出現選單並選擇「設定」即可進入個人的基本設定,在【個人資料】分頁畫面上有大頭照、暱稱、電子郵件與語言介面的選擇。

【一般】分頁畫面上可以選擇通知的來源、進行加密/解密後是否要移除原檔、預設地區與應用程式入口。

【電子郵件帳號】分頁上,你可以新增指定郵件帳號,郵件提供者的支援除了自家的MailPlus外,較具知名的廠商都有支援。

電子郵件帳號可以指定多組認證,但只能有一組設定預設的電子郵件帳號。

【管理】分頁畫面上有顯示匯入NAS檔案的按鈕、允許非admin使用者分享檔案與電子郵件通知服務,不過想要設定這些功能,要具有admin權限的使用者才可以看得到與設定哦!允許非admin使用者分享檔案要留意,一般預設只有admin的使用者才有分享檔案的權力,若非admin也想要分享檔案,記得要勾選此選項。

而電子郵件通知服務也雷同,按下〔設定〕來指定非admin使用者也可接收通知服務。



Synology Office 使用者介面

Synology Office主畫面走的是清爽的介面風格,左邊側欄(紅色框)有應用程式啟動區、通知中心與帳號,藍色框內為類別與標籤區,綠色框則是檔案清單顯示區。

「應用程式啟動器」就是Synology Collaboration Suite套件的快速入口區,假如您同時在 NAS 上安裝了 MailPlus、Chat或 Calendar,可按一下「應用程式啟動器」即可出現如下圖,這樣就可快速地啟動於協同的套件中。

「通知中心」圖示鈕是來檢視由 Office 所發出的通知訊息。

Office的類別與標籤區總共有六個類別選項及自訂的標籤,「我的檔案」就是個人文件的管理中心,點選圓形加號圖示鈕即可拉下選單視窗,有資料夾、文件、試算表、加密與匯入等選項功能,其選單說明如下:

  • 我的檔案:檢視目前的檔案及資料夾。
  • 與我共用:檢視其他使用者分享給你的檔案及資料夾。
  • 與他人分享:檢視您分享給其他使用者的檔案及資料夾。
  • 最近存取:檢視最多顯示 1000 筆您最近存取的檔案(其中包含分享的檔案)。
  • 已加星號:檢視您有標記星號的檔案及資料夾。
  • 資源回收筒:檢視被您刪除的檔案及資料夾。
  • 標籤:檢視您已加上標籤的檔案及資料夾。

筆者試著建立試算表,沒有微軟MS-Office,在私有雲的NAS上竟然也可輕鬆試算一下哦!試算表的編輯畫面與Office主畫面都有左側欄的工具鈕,假如你有安裝Chat套件,在左側欄下方你會發現有個Chat插件,不只可讓你啟動Chat,更可以在編輯中邊協同處理邊溝通。至於公式的支援當然比不上微軟的MS Office龐大怪獸的功能,但基本的公式大都有支援,面對免費總是特別讓人有如獲至寶的感覺。

其實之前Synology就推出了 雲端的Office應用程式SpreadSheet,不過目前已整合進Synology Office中,其功能也新增了不少(如貨幣與圖表的支援等),個人覺得圖表的功能相當重要,新版也補上了這個功能哦!

Synology Office主要提供文件與試算表的檔案格式,目前沒有支援簡報,相信Synology一定會積極的加速開發加入。文書就是類似Microsoft Word的文書處理軟體。文說畫面一樣有左側欄工具鈕與Chat插件,筆者匯入1年前撰寫的Microsoft Word文章,沒有任何錯誤,對於一般文書處理來說綽綽有餘。

其實也可匯入已存在的Excel或Word檔,不過發現太複雜的Excel會匯入不成功,且文書檔僅支援 .docx檔案格式,下圖是筆者匯入多個MS Excel的檔案操作,你是否注意到綠色框內除了從我的電腦上傳外鈕外,多了「從我的Synology NAS上傳」按鈕,還記得之前「個人帳號設定」章節內的【管理】分頁上,有個「顯示匯入DiskStation檔案的按鈕」的勾選吧!

管理文件檔案及資料夾

Office主畫面上依類別顯示資料夾與檔案清單,不管是匯入、新建都會在「我的檔案」下表列顯示,點選一個文件,你會發現上方的工具列(綠色框)由灰色變成可選擇狀態,有標籤、分享、移動到、複製到、刪除與更多等按鈕,更多則是一般平常使用的開啟、複製、剪下、加上星號、加密、資訊與下載等。

你可以利用資料夾來分類管理文件,但Synology Office有個好用的標籤功能,讓你隨意新增標籤,透過標籤輕鬆的分門別類管理文件,事後更方便整理與查詢。建立標籤很簡單,請按下標籤旁的加號圖示出現新增標籤視窗,輸入名稱並選擇顏色後按下〔確定〕即可建立標籤。

來測試好用的標籤功能,選擇完文件再點選上方的標籤圖示鈕,此時會下拉出你已建立過的標籤名稱,勾選標籤來分門別類(可多選),這樣以後整理與查詢更方便。

善用標籤除了可以輔助資料夾分類的不足外,最大的優勢就是快速取得同標籤的文件清單。

你也可以物件導向的介面方式來操作,直接在文件上按下滑鼠右鍵,一樣也有常用的功能選項,挨踢路人甲選擇「刪除」試試看。

萬一不小心刪除了重要文件怎麼辦?不用擔心,Synology Office也有提供資源回收筒的功能哦!

文件多時可以建立資料夾來分類,也可利用加星號方式來輔助往後的搜尋,其實就是類似我的最愛一樣,被標記星號的文件會出現在「已加星號」類別內。

文件清單的顯示排序可以以標題、修改時間與類型等。

分享的協同運作藝術

Synology Collaboration Suite是個辦公室組合套件,也支援協同處理的功能,想要與人共享並合作處理共同的任務,Synology NAS辦得到哦!只要在我的檔案上選擇一個文件,按下上方的「分享」圖示。

接著再指定要公開或分享給DSM使用者,分享時可以決定要給予檢視或編輯的權限,就這麼簡單即可完成協同處裡的基本設定。

分享後要刪除或新增協同處理的成員也很容易,只要再進入「分享」畫面,你會看到目前的成員,按下成員旁的「X」符號圖示即可刪除,要新增一樣按下加符號圖示鈕,操作方式與之前一樣。

分享後的文件可以在「與他人分享」類別內找到,且滑鼠指標移至紅色框內的圖示會自動顯示分享那些人。

被分享的使用者會在通知中心上收到一則來自分享人的訊息通知。

被分享人的「與我共用」類別內也會出現分享人送出的文件。

此時三方進入協同處裡的服務環境,當協同編輯時會看到三個不同顏色儲存格焦點,只要將滑鼠指標移至儲存格焦點,會顯示參與協同處裡的使用者名稱。

Office可以編輯Word與Exce文件格式,其進入編輯的介面大致一樣,左邊側欄有應用程式啟動區、標籤、分享瀏覽歷史版本、加密、資訊、Chat與帳號快速鈕(紅色框內),若文件有分享協同處理,你會看到藍色框內有哪些人在一同工作。

Synology Collaboration Suite不僅是辦公室套件的集合,對於套件與套件間的整合也是不愧餘力,點選Chat圖示鈕馬上於右下角彈出Chat的小視窗,綠色框內看正在編輯此文件的使用者,因此Synology Office 可與 Chat 完美的整合,讓線上協同合作變得更即時,讓合作成員更具互動性。

一邊協同合作編輯,一邊即時訊息溝通,不用擔心協同合作的人在哪裡,即使遠在天邊的非洲,只要有網路,一樣可以完成老闆交付的工作。

在編輯檔案時,Office 會自動定時儲存一個版本,即使您未儲存就關閉檔案,也無須擔心任何資料會遺失。當然也不會時時刻刻來來儲存,原則上是接收到第一個指令已過了十分鐘就會儲存,每份檔案的完整版本歷史皆會被儲存起來,並會記錄最後修改的時間及使用者。當你進入瀏覽歷史版本畫面後,右邊是列出儲存的歷史版本清單,左邊是選擇的預覽畫面,利用預覽畫面可以讓你很清楚版本間的差異,想要還原至哪個歷史版本都輕鬆自如。

除了在Office的管理介面上指定標籤外,其實在Word或Excel編輯畫面上也可直接指定標籤。



傾聽交流意見的評論

「評論」功能可讓您及團隊成員交流意見,藉此激盪出更多具有創意的構想。那如何插入評論呢?例如筆者進入文件編輯畫面上,選擇您要評論的文字,並在工具列中按一下插入評論圖示,在出現的小視窗上輸入評論,最後按下〔確定〕即可。

編輯評論時可以提及使用者,就是輸入時使用 @ 加上使用者帳號、群組名稱或頻道名稱,可以完美的結合Chat訊息服務。

被提及的使用者,在Office通知中心上會收到一則來自分評論中提到你的訊息。

在Chat的「我的空間」上,也一樣會有一則提到你的訊息。但多位使用者協同合作時,有時您可能會迷失在眾多的評論之中,難以分辨哪些評論仍具時效性或哪些評論真正與您有關,畢竟傾聽意見與交流是很重要的,其實挨踢路人甲測試到現在,還一直在思考如何運用評論來給協同處裡更多的幫助。

若面對眾多的評論時,常常會遇到是否已解決的問題,你可以按一下評論的打勾號圖示鈕,此評論會被標示已解決,因此編輯區中的評論就會自動隱藏起來。

隱藏後想要在叫出,可以點選編輯區右上的紅色框圖示,點選藍色框內的打勾號圖示鈕,則可再次變成未解決的評論,此時評論又會浮動出現在編輯區的右邊。

其實評論通知類型與方式是可以變更的,點選紅色框內的圖示即出現設定評論通知的視窗,視窗內有通知我的評論,可以選擇全部、提到我或不通知,而通知的方式,可選擇由Office的通知中心、電子郵件或Chat訊息等來傳遞。

檔案的加密與解密

雖然私有雲比上公有雲安全多了,但有時家賊難防,檔案的加密也是必備的條件,Synplogy Office當然也不例外的支援,若覺得Office文件有些重要與機密性,即可在建立新檔案時選擇有加密的文件或試算表。

使用匯入或已存在的Office文件,想要加密也可以進入編輯畫面,使用左側欄上的加密圖示鈕來加密文件。

當加密完成後,原先的原始檔案將會移至資源回收筒內(系統預設),所以筆者到資源回收筒查看,果然多出了剛剛進行加密的文件檔。不想將原檔放入資源回收筒的話,還記得之前在帳號的【一般】分頁畫面上,有「進行加密/解密後是否要移除原檔」勾選嗎?聰明的你,相信你已經知道如何取消此功能。

挨踢路人甲試著將放入資源回收筒上的檔案還原,結果發現與原來加密的檔案少了鎖頭圖示,不對,連分享的圖示也不見了,仔細看了說明後才知道,原來加密後,原先的標籤 、評論 、分享權限 、星號 與歷史版本都不會保留,所以事後再為既有的檔案進行加密需要特別注意這點哦!

已加密的文件要開啟時,必須輸入設定的密碼才能運作,下圖是開啟後要求輸入密碼的畫面。

既然能加密,也必定能提供解密或變更密碼的功能,只要再依加密的方式操作,當發現是一個有加密過的文件,加密視窗上就會有「變更密碼」與「另存未加密副本」的選擇,一般提供解密讓人覺得有容易破解的想像,另存未加密副本似乎是個不錯的名詞。

網域與應用程式入口

使用IP進入NAS後再執行Synology Collaboration Suite套件,整個感覺有些「遜」,或許對SOHO來說無傷大雅,但對中小企業來說,私有雲平台上沒有網域名稱有點說不過去,網域對雲端來說是相當重要的前哨站,一般來說,申請網域需付費的,個人覺得使用自己的網域名稱進入私有雲,付費是值得的,有了網域後最大的優點就是,只要地球上有網路的地方,不論你搬到天涯海角,不用再記住那數字號碼,就可以輕輕鬆鬆的進入私有雲的Synology NAS設備。

只要使用Synology QuickConnect即可讓你走到哪都可輕易連回到NAS上,拋開這些惱人的IP連線問題,想要享受私有雲端輕而易舉(參考Synology 搭配 QuickConnect,讓你走到哪裡都可輕易連回家中的NAS文章),下圖是啟動QuickConnect的功能,你可以看到QuickConnect ID與DSM的網址,有了DSM網址就可以不用使用IP來連入了。。

其實Synology NAS也提供了免費的DDNS服務(不過無法自訂二級網域),當然你必須要有固IP位址(浮動固IP也可),老實說動態IP真的不建議啦!想要使用免費網域,還有「twbbs.org」的選擇(申請方式可以參考申請免費的網域TWBBS.ORG文章)

其實每次進入DSM畫面再進入Office來編輯文件或試算表,真的很不方便,請不要忘記Synology  QuickConnect功能的好處,若是再搭配DSM系統提供的一個「應用程式入口」(沒看到請切換到進階模式),這樣就直搗黃龍進入想要使用的應用程式。首先開啟DSM的控制台並選擇「應用程式入口」。

這個地方可以看到DMS系統上支援應用程式入口的服務套件有哪些,選擇Office並按下〔編輯〕。

勾選「啟動自訂別名」並輸入別名(預設是office),此時下方會出現登入Office套件服務的連結網址,假如你使用QuickConnect,那就是你的QuickConnect的DSM網址再加上設定的應用程式別名,例如登入的網址為「https://QuickConnect的DSM網址/office/」。當然你使用DDNS或其他網域方式就有所差異。

假如你的Synology NAS架設在IP分享器或防火牆內,那可能需要虛擬伺服器埠的轉換,每台防火牆與IP分享器的韌體不同,下圖是群暉的Synology Router RT1900ac無線路由器的連接埠轉送設定。

以後想要使用私有雲的Snology Office,只要開啟瀏覽器在網址列上輸入https://QuickConnect的DSM網址/office/,即可直接連入並啟動Office,使用應用程式入口的登入畫面與DMS幾乎一樣,唯一差別是在登入右邊會有應用程式的圖示,以方便讓你辨識是進入DSM系統還是應用程式。

  Synology Collaboration Suite相關套件參考文章

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itwalker

網路改變了眾人的生活模式,雖然離開電腦一陣子,對電腦的熱愛從未間斷過,或許技術與功力已遠遠不及時下年輕人,但試著去畫一個圓,圓不圓沒關係,盡力就好,如果覺得文章不錯的話,請大家按個「讚」或「+1」,感謝您的支持與鼓勵!歡迎加入我的粉絲團 : https://www.facebook.com/itwalker ,更多關於挨踢路人甲的文章: https://walker-a.com

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