Dropbox的資料分享運用

同一區域裡靠著網路芳鄰的分享是辦公室常見的手法之一,若是在異地隨身碟可能是目前分享資料的最佳媒介,但人因懶惰而帶動科技研發的動力,雲端的運用讓你可以在家裡也能分享檔案給遠方的朋友,Dropbox除了資料同步的功能外,還可以將資料與別人共同分享,也可將檔案產生一個連結傳送給別人,大大減輕了共享檔案的複雜作業,最重要的是沒有檔案大小與檔案格式的限制。

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多台電腦或行動裝置自動同步是Dropbox的主要要訴求,但分享也是Dropbox的拿手絕活哦!不管是利用網頁還是Dropbox桌面應用軟體,都可以設定分享的資料夾,我必較喜歡使用Dropbox桌面應用軟體來設定分享資料夾,因為只要是在Dropbox指定的資料夾內,均可以設定同步與分享。以前資訊部門想要一起共同協作一些專案文件,大部分都是利用電子郵件來回方式郵寄與回覆,但是使用郵件方式沒有辦法即時同步,而且常常造成協同團隊的每個成員之檔案內容不同的窘境,再者郵件也會有單檔容量的限制,雖然目前也有一些人已改採Google Docs來協同運作,其實Dropbox的資料夾分享也可以達到協同處理的功效。

 

▼眾所皆知,安裝完Dropbox桌面應用軟體後,會在電腦產生一個與Dropbox伺服器自動同步的資料夾,這個Dropbox指定的資料夾,與檔案總管幾乎是完美結合,讓你一點也感覺不到是個外掛程式,就如同一般操作一樣,開啟檔案總管後到Dropbox指定的資料夾內,如我建立一個「分享的世界」資料夾,並在資料夾上按滑鼠右鍵,選擇【Dropbox】-> 【Share This Folder】來分享此資料。

 

 

 

▼此時會開啟瀏覽器並彈出一個分享的訊息窗,將想要分享的好友填入「invite collaborators to this folder」下方欄位內,多帳號輸入時其帳號間以逗號區隔,如下圖我邀請兩位好友來共享這個資料夾,而下方填入分享的訊息說明,按下〔Share folder〕來分享資料夾。

 

 

 

▼當把好友加入共享名單後,Dropbox並不是直接就將資料夾分享給好友,而是會發一封詢問的電子郵件,被邀請的好友如果還未有帳號,則會導入Dropbox的註冊畫面,若有Dropbox帳號,如下圖左邊的Sharing右邊會出現一個通知提示,點選〔Sharing〕進入即可看到有一個分享資料夾的邀請連結,請按下此邀請的連結。

 

 

▼如果被邀請的好友願意接受這個資料夾的分享,那就按下〔Accept〕,從此之後,這個資料夾上的任何內容均會同步所有接受邀請的電腦中,也就是說任何一個屬於這個資料夾的分享成員,只要對資料夾內新增、編修都會即時同步其他分享成員的電腦上。也可以換個角度來說,資料夾分享多少人,其實資料就是異地備份多少次。

 

 

▼共享資料夾是多方運作的模式,只要有一方尚未同意,尚未同意的好友是無法享受這資料夾的資料,你可以在「Sharing」看到有分享的資料夾,按下其右邊的「Option」再選擇「Members」即可看到這個資料夾的成員狀況,下圖中可以看出有3個成員,但其中一個尚未同意,所以僅會同步Dropbox伺服器與同意成員的電腦。

 

 

 

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itwalker

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